Al igual que muchos ejecutivos de RR. HH. y Finanzas, es probable que esté bajo presión para reducir los costos operativos en los dominios de su negocio, quizás tanto en su función de facturación de sueldos como de nómina global. El impulso por optimizar costos ha adquirido una nueva urgencia, dado que los líderes de negocio se han enfrentado con costosas ineficiencias que amenazan la continuidad del negocio a largo plazo en toda la organización. En breve, los negocios no podrán darse el lujo de ignorar la nómina; en particular, si buscan la expansión internacional en donde mantener bajos gastos operativos es una prioridad.
Se estima que el mayor costo para cualquier empresa es el salario. El costo de mano de obra es inevitable, a pesar de que existen formas creativas de reducirlo (una semana laboral de 20 horas, contratar trabajadores temporales o reducir las frecuencias de pago son solo algunos ejemplos de lo que las empresas consideran). Pero cuando se trata de su función de nómina global, no caben dudas de que existen medidas que puede tomar para garantizar que sea rentable.
Contar los costos
Los costos de ejecutar la nómina variarán en función del tamaño de su empresa, el modelo operativo de la nómina y los países en donde tiene colaboradores, entre otros factores.
Si aún ejecuta la nómina de manera interna, entre los costos se incluirá lo siguiente:
- Comprar licencias de software
- Instalar hardware y software
- Recursos constantes para mantener y actualizar la infraestructura de nómina local
Si optó por un sistema de nube (Software como Servicio: SaaS), entre los costos en general se incluirá lo siguiente:
- Tarifas correspondientes a la implementación de nuevos software de nómina. Pagará una tarifa inicial fija, en función de la cantidad de colaboradores que tenga, en qué regiones y de la complejidad de su entorno de nómina heredado. Además, también deberá considerar el esfuerzo interno necesario para la implementación (desde equipos de nómina, RR. HH., TI y administración de proyectos).
- Tarifas anuales y constantes a su proveedor de nómina, en general, en función de la cantidad de colaboradores y del nivel de servicio contratado.
A pesar de que existe una inversión inicial, pasar de servicios locales a servicios de nómina basados en la nube de contratación externa en parte o por completo de ADP puede ahorrar a las empresas dinero, tiempo y recursos.
Según un estudio reciente, la eficiencia de costos es un factor comercial clave que influye en las transformaciones de la nómina global1.
Costos cuantificables de nómina
En el estudio Total Economic ImpactTM de ADP Global Payroll realizado por Forrester, encargado por ADP2, los investigadores identifican los ahorros de costos mensurables de invertir en ADP Global Payroll en las siguientes áreas clave:
- Reducción de costos de conformidad
El costo de garantizar que su empresa cumpla con las leyes laborales locales en constante crecimiento de todo el mundo está aumentando (al igual que las multas cuando esto no se cumple). Cada lugar tiene sus propios impuestos, seguros, requisitos jubilatorios, procesos normativos y procedimientos bancarios. Si aún emplea personal para realizar un seguimiento y analizar las variaciones de las actualizaciones legislativas, asegúrese de que los registros se mantengan actualizados y de que sus sistemas de nómina y RR. HH. estén en conformidad, ya que los costos asociados rápidamente se vuelven elevados.
Contratar externamente la supervisión de la conformidad mediante un proveedor de nómina global representa significativos ahorros de costos, tanto en relación con la plantilla de personal jurídico interno como con poder evitar las multas de conformidad en primer lugar. - Evitar los costos directos
Como señala Forrester, cuando las empresas se alejan de su sistema de nómina heredado e invierten, en cambio, en una solución de nómina global, evitan la tarifa de licencia y los costos de mantenimiento de la solución anterior.
Otros costos directos que se disipan al pasar a una plataforma de nómina global son el tiempo que en general representaría para su equipo introducir de manera manual los datos de los colaboradores y responder sus consultas. También evitará el costo de imprimir recibos de sueldo y de las transferencias bancarias para depositar sueldos en las cuentas de los colaboradores. - Eliminar los errores de nómina
Los errores en el pago de los colaboradores, como instancias de pagos insuficientes o atrasados, tienen un inmenso impacto sobre la moral del personal, lo que posiblemente perjudica la habilidad de los trabajadores para pagar facturas a tiempo y aumenta la probabilidad de que comiencen a buscar un nuevo empleador.
Según el estudio de ADP Research Institute, Personas y trabajo 2024: Un estudio de Global Workforce View descubrió que, en respuesta a la pregunta «¿Con qué frecuencia le pagan de manera incorrecta?», el 40% de los trabajadores a nivel mundial respondió «a veces, a menudo o siempre»3.
El costo de la rotación de colaboradores, en lo que respecta al reclutamiento y la incorporación, puede ser considerable. Aunque solo realice una mejora muy modesta en la retención de colaboradores, verá significativos beneficios en materia de reducción de costos de reclutamiento y formación de nuevo personal. Al introducir un sistema de nómina global unificado que elimina los errores en los sueldos de los trabajadores, ahorrará tiempo de rectificación de errores y, además, reducirá la rotación de colaboradores. - Aumento de las eficiencias del proceso de nómina
Si su sistema de nómina no se integra con su plataforma de administración de RR. HH., o ejecuta varios sistemas y servicios de nómina no conectados en diferentes países, su personal probablemente pierda tiempo al tener que obtener y validar los datos de múltiples recursos. Todo este tiempo que su equipo dedica a lidiar con procesos tediosos, a la entrada manual de datos y al esfuerzo duplicado hace que su función de nómina sea más costosa de lo que debería.
Pregúntese lo siguiente: ¿cuánto tiempo dedica a corregir errores del ciclo de pago anterior? Una plataforma de nómina global ofrecerá los beneficios financieros de automatizar las tareas de nómina y de redirigir los esfuerzos de los colaboradores a actividades de mayor creación de valor. - Eficiencias en la elaboración de informes de nóminas
Muchas empresas con un modelo de nómina desarticulado pierden tiempo al intentar realizar un seguimiento de la información de nómina coherente y precisa que necesitan para responder a las preguntas básicas de la fuerza de trabajo, como ¿En qué países es mayor la facturación de sueldos? La solución es consolidar los informes y análisis, para que sea sencillo acceder a datos confiables de nómina global. Esto revelará los gastos, lo que lo ayudará, a su vez, a mejorar las eficiencias y a reducir el tiempo necesario para la elaboración de informes, lo que libera tiempo del personal para cuestiones más estratégicas. (Además, se beneficiará con una mayor agilidad al tener esos datos disponibles, lo que permitirá que sus líderes tomen decisiones con mayor rapidez al contar con la información más actual y de mayor calidad).
EL 45% de los líderes empresariales desean que su equipo de nóminas dedique más tiempo a generar informes sobre actividades1.
Costos ocultos: más difíciles de cuantificar, pero imposibles de descontar
Son menos visibles, pero impactan de todos modos. De hecho, los costos «ocultos» de procesar la nómina superan a los visibles la mayor parte del tiempo.
Las empresas tienden a utilizar de manera deficiente las ganancias de productividad que surgen de analizar y recortar los costos ocultos. Esto se debe a que, en general, los procesos de nómina involucran a los departamentos de RR. HH., Finanzas y TI, entre otros, e incluyen lo siguiente:
- Incorporación, formación y reemplazo de profesionales de nómina
- Mantenimiento de sistemas, confiabilidad y costos de interfaz (crear integración de API con software de RR. HH. y de otros negocios)
- Recopilar de manera manual información para nómina de los colaboradores o importar manualmente algunos de los cálculos previos necesarios para procesar la nómina
- Fluctuaciones de moneda y costos de conversion
Por último, considere el costo de oportunidad cuando su empresa se expanda a un nuevo mercado sin la flexibilidad de integrar la nómina rápidamente. Este costo resulta más difícil de determinar, pero aun así es un costo que se debe considerar al prepararse para otra expansión internacional.
La sencilla solución de la rentabilidad de nómina
El único mayor impacto que puede lograr para recortar los costos de nómina es contratar externamente su procesamiento de nómina. Para la mayoría de las empresas, procesar la nómina no es una actividad fundamental ni rentable, por lo que tiene sentido confiárselo a profesionales de nómina con experiencia e infraestructura para ello.
La contratación externa convierte el costo de la administración de nómina de uno fijo a uno variable, en función de la cantidad de colaboradores y ubicaciones de la empresa. A medida que emplee más personal en nuevas geografías, ya contará con la infraestructura de nómina global que puede escalarse para respaldar su crecimiento, por lo que no tendrá que gastar en agregar plantilla de personal de RR. HH. y adquisición de talento.
Si encuentra resistencia interna (tal vez de líderes de RR. HH. o Finanzas a nivel regional o dentro del país), aliente al directorio a probar la contratación externa de nómina cuando su empresa se expanda a una región o un país nuevos. De esa manera, podrá ver e informar los beneficios en acción, lo que permitirá garantizar con más facilidad un compromiso de toda la empresa más adelante.
Una vez considerado todo, tal vez la pregunta clave no sea cuánto cuesta la nómina, sino cuánto puede ahorrarle. Para sumergirnos más en el tema de rentabilidad de la nómina, descargue nuestra ficha técnica «Derribamos el mito de que la nómina global es demasiado costosa para los mercados más pequeños».
1 ADP, The potential of payroll in 2025: Global payroll survey
2 The Total Economic Impact™ Of ADP Global Payroll Study 2023, conducted by Forrester, commissioned by ADP
3 ADP Research Institute’s People at Work 2024: A Global Workforce View
